Tietosuojaseloste

Siivouspalvelu Kota suojaa tietosi jatkossakin!

Siivouspalvelu Kota käsittelee aina niin kotitalous- kuin yritysasiakkaidensa tietoja huolellisella ja asiallisella tavalla. Asiakkaidemme tietosuoja on meille tärkeä, ja haluamme toimia mahdollisimman läpinäkyvästi.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25.5.2018 ja sen seurauksena myös me olemme päivittäneet tietosuojaselosteemme.

Mitä EU:n tietosuoja-asetus tarkoittaa käytännössä Siivouspalvelu Kodan asiakkaille?

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) koskee kaikkia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja, joten sinäkin olet varmasti saanut monta viestiä asiasta. Miten tämä asetus siis näkyy meillä Kodassa?

1) Käsittelemme tietoja, jotka sinä itse asiakkaana olet luovuttanut meille. Yhteystiedot, siivouskuvaus ja mahdolliset avaintiedot ovat keskeinen osa palveluamme.

2) Kuten tähänkin asti, huolehdimme jatkossakin, etteivät tiedot päädy vääriin käsiin ja tietoja käsitellään asianmukaisesti. Kirjalliset asiakirjat säilytetään lukollisessa kaapissa, avaimia käsitellään tarkan protokollan mukaan. Olemme varmistaneet, että käyttämämme järjestelmät noudattavat tulevaa tietosuoja-asetusta ja myös työntekijämme ovat vaitiolovelvollisia.

3) Sinulla on aina mahdollista saada seloste, mitä tietoja meillä on sinusta ja missä järjestelmässä.

4) Mikäli asiakassuhde meidän kanssa päättyy, poistamme pyynnöstäsi kaikki meillä olevat tiedot. (Pois lukien lakisääteisesti säilytettävät tiedot). Muussa tapauksessa säilytämme niitä kohtuullisen ajan.

 

 


TIETOSUOJASELOSTE 

(pdf-muodossa: Siivouspalvelu-Kota-Oy-Tietosuojaseloste.pdf)

Rekisterinpitäjä

Siivouspalvelu Kota Oy, jäljempänä rekisterinpitäjä
Puutarhakatu 19 A 6, 20100 TURKU
044 502 9392, info(a)siivouspalvelukota.fi

Yhteyshenkilö

Juha Mannermaa
Puutarhakatu 19 A 6, 20100 TURKU
046 920 5886, juha.mannermaa(a)siivouspalvelukota.fi

Rekisterin nimi

Siivouspalvelu Kodan asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeusperuste

Siivouspalvelu Kodan asiakas- ja markkinointirekisteri muodostuu Siivouspalvelu Kodan asiakkaista, potentiaaleista asiakkaista, asiakkaiden työntekijöistä, sidosryhmien yhteyshenkilöistä tai muista asianomaisista osapuolista kuten edunsaajista, edunvalvojista, edustajista tai vastuuhenkilöistä.

Asiakkaalla tarkoitetaan tässä yhteydessä kotitalouksien, yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys.

Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan kotitalouksien, yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen.

Sidosryhmillä tarkoitetaan kotitalouksien, yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joilla on rekisterinpitäjään yhteistyösuhde tai muu asiallinen yhteys.

Siivouspalvelu Kota Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi ja analysoimiseksi.
Henkilötietoja voidaan käyttää palveluun liittyvien ilmoitusten ja palveluiden viestimiseen sekä palveluiden kehittämiseen.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös asiakas- tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen, tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin ja markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi.
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteystietojen sekä palveluun liittyvien toimintaohjeiden ylläpitäminen sekä muu yhteydenpito, viestintä ja markkinointi. Lisäksi käsittylyn tarkoituksena on maksujen ja korvausten suorittaminen, perintä, kyselyiden ja tutkimusten suorittaminen sekä tilastointi.

Käsittelyn oikeusperusteena on tarve sopimuksen tai sitä edeltävien toimenpiteiden täytäntöönpaneminen sekä liiketoimintaan liittyvän oikeutetun edun toteutuminen, kuten suoramarkkinointi ja myynti sekä asiakaspalvelu asiakkaille ja ei-asiakkaille.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhteen tai useampaan tarkoitukseen annettuun suostumukseen.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät edut tai perusoikeudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Jotta rekisterinpitäjä voi täyttää asiakassuhteisiin liittyvät velvoitteensa, on rekisterinpitäjän saatava käsitellä henkilötietoja. Ilman henkilötietoja Siivouspalvelu Kota Oy ei voi tarjota asiakkaalle tai sen yhteyshenkilölle palveluita, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja.

Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja voidaan käyttää myös profilointiin, segmentointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä viestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tietosuojaselosteessa mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen ottaen huomioon velvoittava lainsäädäntö, kuten kirjanpitolainsäädäntö. Tietoja käsitellään vähintään sen ajan kuin asiakassuhde tai muu vastaava suhde on voimassa. Jos tietoja säilytetään muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, kuten kirjanpitoon, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat yhteyshenkilöitä, jotka ovat käyttäneet palveluita, osallistuneet tilaisuuksiin joissa rekisterinpitäjä on ollut läsnä tai yhteyshenkilöitä, jotka ostavat palveluita tai ovat potentiaalisia asiakkaita.

Rekisterin tietosisältö: Perustiedot kotitalouden, yrityksen tai yhteisön yhteyshenkilöistä. Etu- ja sukunimi, asema, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), www-sivuston osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoitteet, sosiaalisen median tunnukset, tiedot tilatuista palveluista ja niihin liittyvät toimintaohjeet, asumistiedot, talouden koko, laskutusosoitteet ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, tilaisuuksien osallistumistiedot, tiedotteiden, kutsujen ja uutiskirjeiden lähetys- ja avaustiedot, käytyjen keskusteluiden sisällöt, kiinnostuksen kohteet ja postituskiellot.

Rekisterissä voidaan käsitellä tapahtumiin ilmoittautuneen rekisteröidyn perustietoja: etu- ja sukunimi, asema, yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot kuten syntymäaika tai allergiatiedot, jotka henkilö on itse syöttänyt.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään palvelun tilauksen, tarjouspyynnön tai muun yhteydenoton yhteydessä www-lomakkeilta, sähköpostilla, puhelimitse tai henkilökohtaisesti sopimuksista, ilmoittautumisista ja muista tilanteista, jossa asias luovuttaa tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä edunvalvojilta, edustajilta, viranomaisilta, julkisista rekistereistä ja henkilötietohakemistoista, tiedotusvälineistä tai muista tietolähteistä, kuten internetin hakukoneista tai sosiaalisesta mediasta ja sosiaalisen median palveluiden kautta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän organisaation sisällä sekä sidosryhmien kesken. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän harkinnan perusteella kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttamien yhteistyökumppaneille tapahtuu vain sellaisiin käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Lisäksi rekisteritietoja siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle palvelusopimuksen perusteella. Tällaisia toimintoja voivat olla esim. henkilötietojen tekninen hallinta, analysointi, viestintä ja kampanjat, maksamattomien saatavien perintä ja suoramarkkinointi. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimuksen tietosuojaliitteet ja rekisterinpitäjä varmistaa, että käsittelijä suojaa henkilötiedot tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle van payrkii käyttämään EU:n sisällä olevia palveluntarjoajia, mutta mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan käyttämällä viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja asianmukaisia teknisiä suojauksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla tietoturvatoimialan yleisesti hyväksymillä keinoilla suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joiin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Sähköisesti ylläpidettävät aineistot on suojattu salasanoin, palomuurein ja muilla turvallisuusmenettelyillä, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus

  • pyytää pääsyä häntä koskeviin henkilötietoihin.
  • pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
  • pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.
  • rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Jos rekisteröity kiistää rekisterissä olevien tietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden tai jos rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä oikeuksiensa mukaisesti, voi rekisteröity pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko rekisterinpitäjän oikeutetut edut ensisijaisia rekisteröidyn etuun nähden.
  • vastustaa tietojen käsittelyä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
  • pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista seuraavissa tapauksissa:
    • Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.
    • Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole hyväksyttävää syytä.
    • Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.
    • Tietojen käsittely on lainvastaista.
    • Rekisteröidyt tiedot ovat alaikäisen henkilötietoja, jotka on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen hankkimisen yhteydessä.

Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Jos rekisteröity haluaa käyttää yllä lueteltuja oikeuksiaan, pyynnöt käsitellään ja arvioidaan tapaus- ja tilannekohtaisesti. Rekisterinpitäjä voi myös säilyttää ja käyttää rekisteröidyn tietoja, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen:
Siivouspalvelu Kota Oy
Puutarhakatu 19 A 6, 20100 Turku.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.