Tietosuojaseloste

Siivouspalvelu Kota Oy:n asiakasrekisterin ja rekrytointirekisterin informointiasiakirja

 

  1. Rekisterinpitäjä

Siivouspalvelu Kota Oy
Puutarhkatu 19 A 6
20100 Turku
p. 044 502 9392
info@siivouspalvelukota.fi

y-tunnus: 2732574-5

  1. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

Anna Kotamäki
anna.kotamaki@siivouspalvelukota.fi

  1. Rekisterien nimet

Siivouspalvelu Kota Oy:n asiakasrekisteri ja rekrytointirekisteri.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakkaiden tai asiakasorganisaatioiden edustajien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden luomiseen, hallintaan hoitamisen, ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvä toiminta, asiakasviestinnän kohdentaminen sekä pelveluiden tuottamiseen ja palvelutoimistun hoitamiseen liittyvä toiminta.

Rekrytointirekisterissä olevia henkilötietoja käytetään Siivouspalvelu Kota Oy:n rekrytointiin liittyviin toimiin.

Rekisteröitäviä henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon.

  1. Rekisterien tietosisältö

Asiakasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaasta: (jokaisesta asiakkaasta ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja)

  • Yhteys- ja yksilöintitiedot, kuten rekisteröidyn nimi, sähköposti, osoite, puhelinnumero, organisaatio ja sen laskutustiedot
  • Asiakkuustiedot, kuten siivoussopimus, asiakasnumero, asiakkuustyyppi, asiakkuuden tila, maksutiedot, palvelukieli, siivousohjeistukset, palveluun liittyvät muistiinpanot ja viestit, puhelutallenteet, tukipyynnöt, palautteet
  • Muut rekisteröidyn tai hänen organisaationsa mahdollisesti itse antamat tiedot
  • Edellä mainittujen tietojen historia- ja muutostiedot

 

Rekrytointirekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
(jokaisesta käyttäjästä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja)

  • Yhteys- ja yksilöintitiedot, kuten rekisteröidyn nimi, sähköposti, puhelinnumero ja postitoimipaikka
  • Tiedot työnhakuun liittyen, kuten työhakemus, saatekirje, työnhaun tila ja cv
  • Tiedot yhteydenotoista, kuten haastatteluihin liittyvät muistiinpanot, työnhakijan viestit sekä puhelu- ja videohaastattelutallenteet
  • Mahdolliset muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
  • Edellä mainittujen tietojen historia- ja muutostiedot

 

  1.  Käsittelyperusteet

EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaiset käsittelyn perusteet ovat rekisterikohtaisesti seuraavat:

  • Asiakasrekisteri: 6 artiklan 1b) kohdan mukaisesti käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja perusuten sopimukseen (jolloin käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity tai hänen organisaationsa on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn tai hänen organisaationsa pyynnöstä) tai 1 e) kohdan mukaisesti oikeutettuun etuun (jolloin käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, kun yrityksen ja rekisteröidyn tai hänen organisaationsa välillä on asiakkuussuhde).
  • Rekrytointirekisteri: 6 artiklan kohdan 1a) mukaisesti rekisteröidyn tietoja käsitellään ainoastaan perustuen rekisteröitävän suostumukseen.
  1. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereihin tallennettavat tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai niiden kerääminen perustuu rekisteröidyn nimenomaisesti antamaan suostumukseen. Henkilötietoja ei kerätä ulkopuolisista tietolähteistä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät ja luovutukset EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Siivouspalvelu Kota Oy:n henkilötietojen käsittely ja säilytys on osittain ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Takaamme, että tällainen ulkoistaminen tapahtuu voimassa olevan tietosuoja- ja henkilölainsäädännön mukaisesti ja että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät hyödynnä tämän henkilötietorekisterin tietoja omia tarkoituksiaan varten.

Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen tietoja käsittelevien tai säilyttävien palveluntarjoajien ulkopuolelle siten, että tiedot olisivat tunnistettavissa yksittäistä käyttäjää koskeviksi muissa kuin seuraavissa poikkeustilanteissa: lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana, tuomioistuimen määräyksestä tai jos se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen tai hyvän tavan epäiltyjen loukkausten estämiseksi tai selvittämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmansien osapuolten oikeuksien suojaamiseksi.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tästä poiketen rekistereiden tietoja kuitenkin säilytetään Dropboxin ja Monday.com pilvipalveluissa, jonka tietoja saattaa siirtyä palvelun käyttöehtojen mukaisesti EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Käyttämämme pilvipalvelut ovat suojattuja ja tietoturvan näkökulmasta turvallisia, sillä Dropbox ja Monday.com ovat EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield- järjestelyn alaisia ja siten täyttävät EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset tietojen käsittelylle kolmansissa maissa.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Poistamme vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuamme tästä tiedon.

Asiakasrekisterin Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, kirjanpidossa asiakastiedot säilytetään kuitenkin vähintään kuusi vuotta. Henkilötiedot poistetaan pyydettäessä, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekrytointirekisterin henkilötiedot poistetaan automaattisesti 920 päivän kuluttua rekrytointipäätöksestä tai viimeisimmästä kontaktista, perustuen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin sekä rikoslain työsyrjintärikoksen vanhenemisaikaan, ellei rekisteröity pyydä tietojensa poistoa aiemmin.

Poistopyynnön myötä henkilötiedot poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluessa. 

  1. Henkilötietojen suojaamista koskevat turvatoimet ja menettelyt

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinon ja tietosuojamenetelmin. Rekisterin henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille Siivouspalvelu Kota Oy:n työntekijöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. Koko Siivouspalvelu Kota Oy:n henkilöstö ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä rekisteriselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Peruutus ja/tai vastustus ei vaikuta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, eli tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

12. Muutokset tietosuojaselosteessa

Siivouspalvelu Kota Oy kehittää tarvittaessa henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta löytyy verkkosivultamme osoitteesta: www.siivouspalvelukota.fi

Rekisteri on viimeksi päivitetty 9/2022.

Tilaa uutiskirjeemme

Haluatko viimeisimmät uutiset suoraan sähköpostiisi? Tilaa uutiskirjeemme!